Description

Le Centre du riz pour l'Afrique (AfricaRice) recrute pour « Alliance of Bioversity International and 
CIAT »’ un(e) administrateur(trice) de bureau de pays qualifié(e) qui sera basé(e) à Dakar, Sénégal.
Il/elle travaillera sous la supervision du Représentant pays.
À propos de « Alliance Bioversity-CIAT »
« Alliance of Bioversity International and CIAT »’ (www.bioversityinternational.org) propose des 
solutions fondées sur la recherche qui exploitent la biodiversité agricole et transforment 
durablement les systèmes alimentaires pour améliorer la vie des populations. Les solutions de 
l'Alliance répondent aux crises mondiales relatives à la malnutrition, au changement climatique, à
la perte de la biodiversité et à la dégradation de l'environnement.
À travers de nouveaux partenariats, l'Alliance génère des preuves et intègre les innovations pour 
transformer les systèmes alimentaires et les paysages pour une planète durable, qui favorisent la 
prospérité et permettent de nourrir les populations.
L'Alliance fait partie du CGIAR (www.cgiar.org), un partenariat mondial de recherche pour un futur 
sans faim qui se consacre à la réduction de la pauvreté, au renforcement de la sécurité alimentaire 
et nutritionnelle et à l'amélioration des ressources naturelles.
Objectif du poste
L’administrateur(trice) de bureau de pays fait partie d'une équipe dynamique de l'Alliance basée 
au bureau pays du Sénégal abrité par AfricaRice (AR). Il/elle est chargée(e) de fournir un appui 
administratif global aux projets en cours de l'Alliance au Sénégal. Il/elle travaille en étroite 
collaboration avec les chercheurs des projets individuels pour gérer toutes les questions 
administratives générales du bureau et des activités de terrain des projets en cours au Sénégal. 
Il/elle travaille en étroite collaboration avec le personnel des RH, des opérations et des achats du 
bureau régional de Nairobi.
Principales responsabilités
Sous la supervision du Représentant pays, l’ administrateur(trice) de bureau de pays mènera des 
activités dont les tâches spécifiques incluent entre autres :

Appui aux projets et administration générale du bureau
• Gérer, examiner et répondre au flux de communication interne et externe : rédiger la 
correspondance et répondre aux questions des collaborateurs et des clients internes.
• S'assurer que les bureaux sont entièrement aménagés pour les nouveaux employés, y 
compris l'approvisionnement en fournitures.
• Traiter les demandes de contrats de consultance nouveaux et renouvelés, faciliter les 
processus de validation et assurer le suivi des paiements des contrats de consultance.
• Fournir des conseils et un appui aux chercheurs et aux étudiants visiteurs pour l'obtention 
des visas et des permis de travail nécessaires, conformément aux lois sénégalaises en 
vigueur.
• S'assurer que les dossiers relatifs à la convention d’accueil de l'Alliance avec AfricaRice et 
aux relations institutionnelles sont bien tenus, et informer le représentant pays de 
l'expiration des accords et/ou de tout changement de réglementation.
• Coordonner les processus d'audit en liaison avec le représentant pays en contrôlant en 
permanence la documentation et les processus, et en veillant à la mise en œuvre des 
recommandations d'audit.
• Organiser les réunions mensuelles du personnel du bureau pays et s'assurer que les procès-
verbaux sont rédigés et correctement classés pour référence.
• Traiter les demandes d'achat par le biais d'Agresso AfricaRice et assurer le suivi avec le 
magasin pour les processus post-achat.
• Traitement des permis préalables à l'importation et liaison avec les bureaux d'achat et de 
liaison d'AfricaRice pour toutes les autorisations requises, relations avec les agents des 
douanes, livraison et distribution des articles importés (semences, équipements, etc.).
➢ Gestion du parc automobile
• Veiller à la bonne planification de l'utilisation des véhicules et à leur affectation correcte 
sur une base quotidienne pour les activités de terrain.
• Examiner les dossiers relatifs aux déplacements des véhicules, les dossiers et assurer la 
liaison avec l'associé aux comptes pour la facturation aux projets de l'utilisation des 
véhicules de la flotte.
• Coordonner et assurer le suivi du service et de l'entretien des véhicules officiels, en veillant 
à ce que toute la documentation relative aux véhicules officiels soit classée dans les 
dossiers pertinents.
• Se rapprocher d’AfricaRice pour la gestion du processus d'évaluation annuelle pour les 
renouvellements d'assurance, le suivi de la soumission des rapports d'évaluation et la 
délivrance des vignettes d'assurance.
• Gérer et tenir à jour un registre des actifs pour le bureau du Sénégal.
• Gérer l'inventaire ou l'entrepôt pour recevoir et enregistrer les nouveaux stocks d'intrants, 
de papeterie et d'autres fournitures de projet et de bureau au fur et à mesure qu'ils sont 
livrés et expédiés.

Missions/conférences/ateliers/réunions
• Superviser les réservations et assurer la liaison avec les agences de voyages pour les billets, 
les visas, coordonner les transferts d'aéroport et les réservations d'hôtel pour le personnel 
de l'Alliance et les visiteurs.
• Établir les demandes d’autorisation de mission et veiller au respect du processus 
d'autorisation de mission pour le personnel du projet et les collaborateurs.
• Préparer et envoyer les invitations aux ateliers, assurer le suivi des dispositions relatives 
au voyage et au visa des participants, à l'hébergement et aux paiements aux hôtels, et 
veiller à ce que tous les documents justificatifs soient classés à la fois sous forme 
électronique et imprimée.
• Élaborer des rapports d'atelier selon les besoins
➢ Sûreté et sécurité
• En étroite collaboration avec les équipes de sécurité d'AfricaRice et de l'Alliance, appliquer 
les protocoles et procédures de sûreté et de sécurité tels que décrits dans les directives de 
sécurité afin de s'assurer que les opérations de bureau et de terrain sont menées dans un 
environnement sûr en relation avec le devoir de diligence de l'organisation.
• Signaler tous les incidents de sécurité dès qu'ils se produisent et les gérer pour limiter les 
pertes supplémentaires.
• Maintenir le registre des risques et s'assurer qu'il est à jour.
• Former le personnel à l'utilisation de ISOS et veiller à ce qu'il suive toutes les formations 
en matière de sécurité requises par les institutions.
➢ Gestion de la trésorerie
• Maintenir de bonnes relations professionnelles avec la banque officielle de CIAT et assurer 
un suivi régulier pour garantir des barèmes durables.
• Veiller à ce qu'un système approprié/standard de gestion de la petite caisse soit appliqué au 
sein du bureau, avec des rapprochements réguliers et des comptages de caisse pour assurer 
le maintien de soldes de fonds suffisants pour financer les opérations.
• Vérifier les paiements en ligne approuvés/signés sur la plateforme bancaire en ligne et les 
envoyer à la banque pour traitement.
➢ Finances/Comptabilité et systèmes de contrôle interne de gestion
• Veiller à ce que des systèmes de contrôle interne appropriés soient en place, en assurant 
une répartition adéquate des tâches et des vérifications internes.
• Passer en revue les paiements, confirmer la disponibilité du budget avant que les paiements 
ne soient approuvés et assurer des contrôles appropriés conformément à la convention de 
subvention.
• Assurer le respect du chronogramme de clôture mensuelle des comptes de CIAT, la 
soumission en temps voulu des rapprochements et autres rapports comptables.
• Veiller à ce que les analyses comptables, les rapports et les ajustements des comptes du personnel et des fournisseurs soient effectués en temps opportun.

Conditions

Qualifications / critères de sélection
Qualifications : Être titulaire d’un Master en logistique, en administration des affaires ou dans un 
autre domaine pertinent, avec des compétences avérées en gestion de bureau ou en tout autre 
domaine connexe requis.
Expérience professionnelle et compétence requises
• Au moins sept (7) ans d'expérience professionnelle pertinente dans un domaine connexe, 
acquise dans une organisation internationale.
• Exposition professionnelle à un environnement institutionnel/programme international, y 
compris un environnement de travail multiculturel et interdisciplinaire.
• Capacité à travailler de façon autonome avec un minimum de supervision, mais aussi à 
participer en tant que membre d'une équipe à la réalisation des tâches.
• Forte capacité à coordonner, hiérarchiser et organiser la charge de travail, à prendre des 
initiatives et à travailler sous pression.
• Compétences efficaces en matière de planification, d'organisation, et être en mesure 
d’entreprendre plusieurs tâches à la fois, avec une attitude positive et une forte orientation 
vers le service administratif.
• Posséder d'excellentes compétences interpersonnelles et de communication, un bon 
jugement et un haut niveau de respect de la confidentialité.
• Avoir une excellente maîtrise du français et de l'anglais, tant à l'écrit qu'à l'oral.
• Une appréciation et une compréhension sincères du protocole, de la discrétion et du 
professionnalisme.
Langues
• Le/la candidat(e) devrait être en mesure de communiquer couramment (à l’oral et par écrit) 
en anglais ou en français et avoir une bonne connaissance pratique de l’autre langue. Une 
connaissance pratique des langues locales parlées serait un atout.
Termes et conditions
• Il s’agit d’un poste régional.
• AfricaRice offre un salaire et des avantages attrayants ainsi qu’un environnement de travail 
collégial et sensible au genre.
• Le contrat initial est d’un (1) an avec possibilité de renouvellement en fonction de la 
performance et de la disponibilité des fonds.

Comment faire acte de candidature
1. Pour faire acte de candidature, veuillez cliquer sur le lien suivant : 
2. Créer un compte si vous êtes un nouvel utilisateur, sinon vous connecter avec vos 
identifiants pour accéder aux avis de vacance de poste actifs
3. Cliquer sur “Country office Administrator“
4. Suivre les procédures de candidature étape par étape.

Les candidatures sont recevables jusqu’au 15 Janvier 2024

www.AfricaRice.org